How to Make Meetings More Effective? 13 Amazing Tips
हमारी टीम के सदस्यों के साथ जुड़ने और अगले लक्ष्य के लिए उनका मार्गदर्शन करने के लिए बैठकें महत्वपूर्ण हैं। यह एक टीम का नेतृत्व करने या अगली योजना के लिए एक टीम बनाने और उनके व्यक्तिगत और सामूहिक लक्ष्य की पहचान करने में उनकी मदद करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है। इसलिए, अगर आपके आगे कोई मीटिंग है और आप खुद से सवाल पूछ रहे हैं बैठकों को और अधिक प्रभावी कैसे बनाया जाए या प्रभावी बैठकें चलाने के लिए सुझाव ढूंढ रहे हैं तो यह लेख आपके लिए है।
मीटिंग्स को अधिक प्रभावी कैसे बनाएं? 13 कमाल के टिप्स
एक प्रभावी बैठक के लिए कॉर्पोरेट जगत के सबसे सफल नेताओं में से एक द्वारा बनाई गई बैठक और नियमों का अधिकतम लाभ उठाने के कुछ तरीके हैं। इन तरीकों और नियमों से आपको मीटिंग्स के लिए अपना लक्ष्य हासिल करने में मदद मिलती है। यदि आप एक प्रबंधक हैं और प्रभावी बैठकें चलाने के तरीकों और युक्तियों की तलाश कर रहे हैं तो नीचे दिए गए बिंदुओं पर एक नज़र डालें।
1. बैठक का उद्देश्य जानें
आज कॉरपोरेट की दुनिया में हम जिन बैठकों में भाग लेते हैं, उनमें से अधिकांश आधारहीन होती हैं और बैठकों के प्रभारी लोगों के साथ बैठक के बारे में कुछ भी नहीं जानने के कारण समय की बर्बादी होती है, जिससे कर्मचारियों को लगता है कि कंपनी में उनके समय का सम्मान नहीं किया जाता है।
उद्देश्य स्पष्ट होना चाहिए और उस विशेष बैठक के पीछे एक उद्देश्य होना चाहिए। यदि बैठक के उद्देश्य को बिना बैठक निर्धारित किए क्रियान्वित किया जा सकता है, तो ऐसा किया जाना चाहिए। असाइन किए गए कार्यों पर एक साधारण अद्यतन प्राप्त करना और केवल उसके लिए मीटिंग सेट करना समय की बर्बादी है।
2. एजेंडा स्पष्ट और सरल सेट करें
बैठक का एजेंडा स्पष्ट और सरल होना चाहिए। इससे कर्मचारियों को उस बैठक के बारे में कम से कम एक विचार प्राप्त करने में मदद मिलती है जिसमें वे शामिल हो रहे हैं और यदि वे पहले से ही बैठक के लिए मानसिक रूप से तैयार हैं तो वे बेहतर प्रतिक्रिया दे सकते हैं। एजेंडा मीटिंग के लिए एक कम्पास की तरह काम करता है और एक बार किसी अन्य विषय पर डायवर्ट होने पर मीटिंग्स को रीडायरेक्ट कर देगा।
कार्यसूची कहीं लिखा जाना चाहिए जहां इसे सभी कर्मचारियों और बैठक में शामिल होने वाले लोगों द्वारा देखा जा सकता है या इसकी घोषणा इतनी जोर से की जानी चाहिए कि बैठक कक्ष में सभी लोग इसे सुन और समझ सकें।
3. समय पर प्रारंभ और समाप्त करें
निर्धारित समय के बाद देर से आने या बैठक समाप्त होने से कर्मचारियों को लगेगा कि वे महत्वपूर्ण नहीं हैं और कंपनी में उनके समय का मूल्य नहीं है। प्रभारी व्यक्ति को समय पर आना चाहिए और समय पर बैठक शुरू करनी चाहिए। इससे कर्मचारियों पर अच्छा प्रभाव पड़ेगा।
लोगों के आने का इंतजार हमेशा हमें निराश करता है और फिर उत्साह और ऊर्जा आसानी से खत्म हो जाती है। यदि आपने उन्हें मिलने के लिए इकट्ठा होने के लिए कहा है तो आप उन्हें इंतजार करवाते हैं तो आप अच्छे नेता नहीं हैं और आप दूसरे लोगों के समय का सम्मान नहीं करते हैं भले ही वे आपके लिए काम कर रहे हों।
बैठक को समय पर समाप्त करना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि इसे शुरू करना। यह सुनिश्चित करेगा कि आप बैठक के लिए तैयार थे और इस बैठक के अपने लक्ष्य को समय पर प्राप्त कर लिया। अगर आप इस बात का जवाब ढूंढ रहे हैं कि मीटिंग्स को और अधिक प्रभावी कैसे बनाया जाए तो यह हो सकता है।
इस बैठक में भाग लेने वाले लोग कुछ समय में इसमें शामिल होंगे और उनके पास करने के लिए अन्य महत्वपूर्ण कार्य हो सकते हैं। इसलिए बैठक को समय पर शुरू करना और समाप्त करना उस बैठक में चर्चा को समाप्त करने के साथ बैठक को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।
4. उन लोगों को आमंत्रित करें जिन्हें वहां होना चाहिए
ऐसे लोगों को आमंत्रित करने से, जिन्हें वहां होने की आवश्यकता नहीं है, कमरे की ऊर्जा कम हो सकती है। केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिन्हें वहां रहने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि कोई अतिरिक्त लोग नहीं हैं और जो लोग कमरे में हैं वे अपना अधिकतम ध्यान दे रहे हैं क्योंकि वे बैठक के एजेंडे के लिए महत्वपूर्ण लोग हैं। केवल उन्हीं लोगों को आमंत्रित करने पर विचार करें जिन्हें इससे लाभ होगा।
जेफ बेजोस का भी यही नियम था। इसे कहा जाता था ‘दो पिज्जा नियम।’ उन्होंने इसे आम तौर पर टीमों पर लागू किया लेकिन यह मीटिंग्स के लिए भी काम कर सकता है। अगर आपको हर किसी को खिलाने के लिए दो से ज्यादा पिज्जा की जरूरत है, तो बहुत सारे लोग हैं। अध्ययनों से सिद्ध हुआ है कि एक समूह में 8 से अधिक लोगों के कारण अप्रभावीता को लगभग 10 प्रतिशत तक कम किया जा सकता है।
5. बैठक की भौतिक योजना
यदि बैठक व्यक्तिगत रूप से हो रही है, तो आपको प्रभावी साप्ताहिक टीम बैठकों के स्थान की योजना बनाने पर विचार करना चाहिए। शोर, रोशनी और जलपान सभी बैठक की गुणवत्ता में सुधार कर सकते हैं। यदि बैठक 20 मिनट से अधिक लंबी है तो आपको कुछ दोपहर का भोजन या जलपान प्रदान करने पर विचार करना चाहिए।
बैठक के दौरान जितने अधिक लोग सहज होंगे, उतनी ही अधिक संभावना होगी कि वे ध्यान देंगे। बैठक एक सुखद सामाजिक अवसर होना चाहिए जिसमें किसी को भाग लेने के लिए मजबूर न किया जाए।
6. उन्हें शामिल करें और योगदान करने के लिए प्रोत्साहित करें
यदि आप बैठक के प्रभारी हैं और बैठक उपस्थित लोगों से या बिना किसी योगदान के बिना किसी प्रतिक्रिया के समाप्त हो गई और पूरी बैठक में केवल प्रभारी व्यक्ति बोल रहा था तो यह शायद समय की बर्बादी थी और बैठक समाप्त नहीं हुई क्योंकि उपस्थित लोगों के योगदान से प्रभावी हो सकता था। मीटिंग्स को अधिक प्रभावशाली कैसे बनाया जाए, इसमें पूरी टीम का योगदान एक महत्वपूर्ण कारक है।
7. बैठक एक ही समय में मज़ेदार और गंभीर होनी चाहिए
बहुत अधिक गंभीरता उपस्थित लोगों को दबाव महसूस करा सकती है और इसलिए वे अपना सर्वश्रेष्ठ देने में सक्षम नहीं होंगे। एक या दो चुटकुला सुनाने से माहौल को मज़ेदार बनाने में मदद मिलेगी और अगर कोई तनाव है तो उसे कम करने में मदद मिलेगी।
उपस्थित लोगों पर बैठक का प्रभाव सकारात्मक होना चाहिए और यह मज़ेदार वातावरण सुनिश्चित करेगा कि यह उसी तरह समाप्त हो। उपस्थित लोगों को बैठक के लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए गंभीर होना चाहिए और इसे सकारात्मक दृष्टिकोण के साथ करना चाहिए जो उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ योगदान देने में मदद करेगा, साथ ही उपस्थित लोगों को एजेंडे में शामिल करने का रवैया कुशल होना चाहिए।
यदि आप टीम को कोई नया कार्य सौंप रहे हैं तो उन्हें अभिभूत या दबाव महसूस नहीं करना चाहिए बल्कि उन्हें नए कार्यों के लिए उत्साहित या उत्साहित होना चाहिए।
8. इसे छोटा और सरल रखें
औसत बैठक केवल 30 मिनट से एक घंटे तक चलती है लेकिन मनुष्य का ध्यान 10 से 15 मिनट के करीब ही होता है। मीटिंग जितनी छोटी होगी हमारे लिए जानकारी को आत्मसात करना उतना ही आसान होगा।
बैठकों के दौरान दस में से नौ लोग दिवास्वप्न देखते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी प्रभावी साप्ताहिक टीम मीटिंग्स में ऐसा नहीं हुआ है, तो एक प्रभावी मीटिंग चेकलिस्ट के साथ बने रहने के लिए इसे छोटा और सीधा रखें।
9. शिकायत करने से बचें
मीटिंग्स के दौरान जितना हो सके आपको शिकायत करने से बचना चाहिए। बैठकों के दौरान लगातार शिकायत करने से उपस्थित लोगों को निराशा हो सकती है और उनका मनोबल गिर सकता है। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको शिकायत नहीं करनी चाहिए बल्कि आपको केवल उन चीजों के बारे में शिकायत करनी चाहिए जो तब जरूरी हैं।
10. अपनी शारीरिक भाषा पर ध्यान दें
अपनी बॉडी लैंग्वेज को खुला और व्यस्त रखें। सुनिश्चित करें कि आप सभी के साथ आँख से संपर्क करें जिससे उन्हें महत्वपूर्ण और चर्चा में शामिल होने का एहसास हो। आपकी आवाज़ में एक सावधानीपूर्वक संतुलन, और बाहों को अपनी तरफ रखने से उन्हें अधिक स्वागत और कम खतरा महसूस होगा। आपकी बॉडी लैंग्वेज आपके शब्दों से मेल खानी चाहिए और उन्हें व्यस्त रखना चाहिए और चर्चा में आपका स्वागत है।
11. ट्रैक पर रहें
पूरी मीटिंग के दौरान सुनिश्चित करें कि आप ट्रैक पर हैं और आप विषय से नहीं भटके हैं। शीर्ष पर एजेंडे के साथ एक नोट बनाएं और इसे अपने डेस्क पर चिपकाएं जो आपको एजेंडे को याद रखने और पूरी मीटिंग के दौरान ट्रैक पर रहने और एक प्रभावी मीटिंग चेकलिस्ट बनाए रखने में मदद करेगा। यदि आप अभी भी सोच रहे हैं कि मीटिंग्स को अधिक प्रभावी कैसे बनाया जाए, तो हमारे पास आपके लिए दो और टिप्स हैं।
12. हमेशा फीडबैक मांगें
प्रतिक्रिया के लिए पूछना हमेशा बैठक में अपनी गलतियों और दोषों को पहचानने में मदद करता है या वे क्या चूक गए। आपको फीडबैक की परवाह किए बिना उनकी प्रतिक्रिया पर काम करने का भी प्रयास करना चाहिए।
प्रभावी साप्ताहिक टीम बैठकें करने वाले अधिकांश लोगों की समस्या है। वे इसे स्वीकार नहीं करते हैं क्योंकि वे खुद को अपने अधीनस्थों से ऊपर समझते हैं और यदि वे कोई प्रतिक्रिया देते हैं तो उस पर विचार नहीं करते हैं जो केवल और अधिक समस्याएं पैदा करता है।
13. एमओएम साझा करें
भविष्य की योजना और सौंपे गए कार्यों के साथ बैठक के कार्यवृत्त को साझा करने का हमेशा सुझाव दिया जाता है क्योंकि इससे उपस्थित लोगों को बैठकों में चर्चा किए गए प्रमुख बिंदुओं को याद रखने में मदद मिलती है।
आपकी कंपनी को सबसे कुशल तरीके से चलाने के लिए मीटिंग्स एक बेहतरीन टूल हैं। मीटिंग्स में लिए गए निर्णय आपकी कंपनी की सफलता या असफलता का कारण हो सकते हैं। इसलिए, प्रभावी मीटिंग चेकलिस्ट रखना बहुत महत्वपूर्ण है। उम्मीद है, हमने मीटिंग्स को अधिक प्रभावी बनाने के बारे में आपके प्रश्न का उत्तर दे दिया है।
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